شیرپوینت چیست و چه مزایایی را برای سازمان ها ایجاد می کند؟

شیرپوینت یک پلتفرم تحت وب است که توسط مایکروسافت توسعه داده شده و به سازمان ها اجازه می‌دهد تا اسناد، محتوا و اطلاعات را به روشی موثر مدیریت و به اشتراک بگذارند. این پلتفرم که بخشی از مجموعه ابزارهای Microsoft 365 است، امکانات گسترده‌ای را برای بهبود بهره‌وری و ارتقاء تعاملات درون سازمانی فراهم می‌کند. در این پست، به بررسی شیرپوینت و مزایای آن برای سازمان ها  می‌پردازیم. 

شیرپوینت چیست؟ 

شیرپوینت یک پلتفرم مبتنی بر وب است که به کاربران امکان می‌دهد به راحتی اسناد و اطلاعات را ذخیره، سازماندهی و با سطوح دسترسی مختلف مدیریت کنند. این پلتفرم از طریق مرورگر وب قابل دسترس است و می‌تواند به عنوان یک سایت داخلی یا پورتال سازمانی برای انتشار اطلاعات در سطح سازمان عمل کند. شیرپوینت از تعامل و همکاری بین کارکنان با استفاده از ویژگی‌هایی مانند لیست ها، کتابخانه‌های اسناد و تقویم‌های مشترک پشتیبانی می‌کند. 

شیرپوینت در طول سال‌ها با انتشار نسخه‌های مختلف، تکامل یافته است که هر کدام ویژگی‌های منحصر به فردی را ارائه می‌دهند. این تکامل شامل دو شاخه اصلی است: شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online)، که بخشی از پلتفرم ابری مایکروسافت (Microsoft Cloud) است، و شیرپوینت سرور (SharePoint On-Premise) ، که نسخه‌ای است که بر روی دیتاسنترها  و سرورهای خود سازمان ها نصب می‌شود. در ادامه به تفاوت‌های این دو و همچنین نسخه‌های مختلف شیرپوینت سرور می‌پردازیم. 

شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online) 

شیرپوینت آنلاین بخشی از اکوسیستم Microsoft 365 است و در کلاد مایکروسافت میزبانی می‌شود. این نسخه به کاربران امکان می‌دهد بدون نگرانی از تجهیزات و هزینه های زیرساخت، از مزایای شیرپوینت بهره‌مند شوند. مایکروسافت مسئولیت نگهداری، به‌روزرسانی‌ها و امنیت سرورها را بر عهده دارد. شیرپوینت آنلاین مداوماً بروز می‌شود و دسترسی به آخرین ویژگی‌ها و بهبودها را که توسط مایکروسافت توسعه می یابد را فراهم میکند. برای استفاده از این نسخه باید اشتراک مایکروسافت ۳۶۵ را خریداری کنید که علاوه بر شیرپوینت به سایر محصولات مایکروسافت در اکوسیستم ۳۶۵ دسترسی خواهید داشت. همچنین میتوانید به صورت مجزا صرفا اشتراک شیرپوینت آنلاین را خریداری کنید. 

شیرپوینت سرور (SharePoint On-Premise)  

شیرپوینت سرور نسخه‌ای است که برای نصب و اجرا در محیط‌های داخلی سازمان ها  طراحی شده است. این نسخه به سازمان ها  اجازه می‌دهد که کنترل کامل بر محیط شیرپوینت و داده‌های ذخیره شده خود داشته باشند. شیرپوینت سرور گزینه‌ای ایده‌آل برای سازمان‌هایی است که نیاز به سفارشی‌سازی بیشتر، کنترل داده‌ها یا الزامات خاص رگولاتوری و منطقه ای دارند. برای استفاده از این نسخه باید لایسنس شرپوینت سرور یا سابسکریپشن آنرا خریداری کنید. 

نسخه‌های مختلف شیرپوینت سرور 

در ادامه، به توضیح مختصر هر یک از این نسخه‌ها می‌پردازیم: 

شیرپوینت ۲۰۰۱ (SharePoint Portal Server 2001) 

شیرپوینت ۲۰۰۱، که با عنوان SharePoint Portal Server 2001 شناخته می‌شود، اولین نسخه از شیرپوینت بود که توسط مایکروسافت عرضه شد. این نسخه بر پایه فناوری “دیجیتال داشبورد” ساخته شده بود و امکان ایجاد پورتال‌های سازمانی را فراهم می‌کرد که کاربران می‌توانستند از آن برای دسترسی و مدیریت اطلاعات و اسناد استفاده کنند. این نسخه تمرکز زیادی بر روی ادغام اسناد داشت و امکان جستجوی پیشرفته در میان محتوای سازمانی را فراهم میکرد. 

شیرپوینت ۲۰۰۳ (SharePoint Portal Server 2003) 

در سال ۲۰۰۳، مایکروسافت دو محصول را عرضه کرد Windows SharePoint Services 2.0 و SharePoint Portal Server 2003. Windows SharePoint Services (WSS)  فراهم‌کننده‌ی زیرساخت‌های اصلی برای ساخت و مدیریت سایت های تیمی بود و به عنوان یک راهکار رایگان با ویندوز سرور عرضه میشد. SharePoint Portal Server 2003، نسخه ارتقا یافته‌ای بود که امکانات بیشتری برای یکپارچگی و مدیریت محتوای سازمانی ارائه می‌داد و تمرکز بیشتری بر روی ادغام پورتال داشت. برای استفاده از این نسخه میبایست لایسنس تهیه میشد. 

شیرپوینت ۲۰۰۷ (Microsoft Office SharePoint Server 2007) 

شیرپوینت ۲۰۰۷، که با نام Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 شناخته می‌شود، یک پیشرفت قابل توجه نسبت به نسخه‌های قبلی داشت و ویژگی‌های جدیدی مانند ویژگی‌های کامل مدیریت محتوای وب، فرآیندهای کاری مبتنی بر فرایندها، و یکپارچگی بهبود یافته با محصولات Microsoft Office را ارائه داد. این نسخه به شدت بر بهبود تجربه کاربر و افزایش قابلیت‌های همکاری تمرکز داشت و امکانات پیشرفته‌تری برای مدیریت اسناد و لیست ها را فراهم آورد. 

شیرپوینت ۲۰۱۰ (SharePoint Server 2010) 

شیرپوینت ۲۰۱۰ یک گام بزرگ به جلو بود و مایکروسافت از عنوان آن کلمه Office را حذف کرد و به صورت یک محصول مجزای تحت سرور قلمداد شد. شیرپوینت ۲۰۱۰ تغییرات عمده‌ای را در رابط کاربری و طراحی گرافیکی و همچنین ویژگی‌های پلتفرم ایجاد کرد. این نسخه ویژگی‌های جدیدی مانند رابط کاربری ریبون آفیس، بهبود ویژگی‌های ورک‌فلوها و مدیریت محتوای پیشرفته را معرفی کرد. شیرپوینت ۲۰۱۰ همچنین تمرکز زیادی بر روی ابزارهای توسعه و قابلیت‌هایی مانند SharePoint Designer و Visual Studio  داشت، که توسعه ‌دهندگان را قادر می ساخت تا راهکاری سفارشی پیچیده‌تری را برای شیرپوینت مانند وب پارتهای سفارشی را تولید کنند. 

شیرپوینت ۲۰۱۳ (SharePoint Server 2013)  

شیرپوینت ۲۰۱۳ یکپارچگی و تعامل با محتوای اجتماعی، جستجوی بهبود یافته و یکپارچگی با سرویس‌های ابری را به عنوان بخشی از استراتژی کلی مایکروسافت برای کلاد معرفی کرد. این نسخه به طور قابل توجهی عملکرد جستجو را بهبود بخشید و ویژگی‌های جدیدی مانند eDiscovery را برای مدیریت بهتر اسناد و فایل ها فراهم کرد. همچنین، شیرپوینت ۲۰۱۳ تمرکز زیادی بر روی تجربه موبایل و طراحی رسپانسیو داشت تا کاربران بتوانند محتوای خود را به راحتی در دستگاه‌های مختلف مشاهده کنند. 

شیرپوینت ۲۰۱۶ (SharePoint Server 2016)  

شیرپوینت ۲۰۱۶ به بهبود عملکردها و قابلیت‌هایی که از نسخه‌های قبلی آغاز شده بود، ادامه داد و بر روی قابلیت‌های همکاری و ادغام با Office 365 تمرکز کرد. این نسخه به طور خاص به بهبود تجربیات کاربری و پایداری معماری پرداخت، بهینه‌سازی‌هایی برای پشتیبانی از مقیاس‌های بزرگ‌تر و مدیریت بهتر داده‌ها ارائه داد. همچنین، شیرپوینت ۲۰۱۶ ویژگی‌هایی برای پشتیبانی بهتر از محیط‌های ابری و هیبریدی معرفی کرد تا بتواند از یکپارچگی نزدیک‌تر با سرویس‌های ابری مایکروسافت از جمله آفیس ۳۶۵ بهره ببرد. 

شیرپوینت ۲۰۱۹ (SharePoint Server 2019)  

شیرپوینت ۲۰۱۹ تمرکز خود را بر بهبود تجربه کاربری، با استفاده از طراحی مدرن که در شیرپوینت آنلاین مشاهده شده بود، قرار داد. این نسخه تاکید زیادی بر امنیت، سادگی استفاده و بهبود تجربه موبایل داشت. ویژگی‌های جدید شامل یک تجربه جستجوی بهبود یافته، دریافت و اشتراک گذاری ساده تر و راحت تر اطلاعات و محتوا بود. 

شیرپوینت سرور نسخه سابسکریپشن (SharePoint Server Subscription Edition) 

شیرپوینت سرور بعد از نسخه ۲۰۱۹ با نام شیرپوینت سرور نسخه  Subscription Edition ارایه شد. با این نسخه سازمان ها می‌توانند به اندازه نیاز خود از این پلتفرم استفاده کرده و هزینه‌ها را بر اساس تعداد کاربرها یا میزان مصرف منابع محاسبه کنند. این نسخه به کاربران اجازه می‌دهد تا به راحتی از به‌روزرسانی‌ها و به‌روزرسانی‌های امنیتی برخوردار شوند، زیرا آن‌ها به طور خودکار در طول دوره اشتراک ارائه می‌شوند. 

از مزایای استفاده از نسخه Subscription Edition می‌توان به این نکات اشاره کرد: 

1. پیشرفته‌ترین ویژگی‌ها و به‌روزرسانی‌ها: کاربران این نسخه می‌توانند از آخرین ویژگی‌ها و به‌روزرسانی‌های امنیتی بهره‌مند شوند. 

1. مدیریت ساده هزینه: با اشتراک ماهیانه یا سالیانه، مدیران می‌توانند به راحتی هزینه‌ها را پیش‌بینی و مدیریت کنند. 

1. انعطاف پذیری بالا: این نسخه به سازمان ها اجازه می‌دهد تا به اندازه نیاز و به تعداد کاربرهای مورد نیاز خود از شیرپوینت استفاده کنند. 

 

هر یک از این نسخه‌ها نشان دهنده تلاش‌های مایکروسافت برای ارائه راه‌حل‌هایی است که نیازهای بلوغ یافته کاربران و فناوری‌های در حال توسعه را برآورده سازند. 

تفاوت‌های اصلی بین شیرپوینت آنلاین و شیرپوینت سرور 

1. مدیریت زیرساخت: شیرپوینت آنلاین زیرساخت‌ها را به صورت ابری مدیریت می‌کند، در حالی که شیرپوینت سرور نیازمند مدیریت داخلی و نگهداری سرورهای فیزیکی است. 

1. به‌روزرسانی‌ها و نوآوری‌ها: شیرپوینت آنلاین به طور مداوم به‌روز می‌شود، اما شیرپوینت سرور معمولاً در چرخه‌های به‌روزرسانی طولانی‌تری قرار دارد. 

1. قابلیت سفارشی‌سازی: شیرپوینت سرور امکانات بیشتری برای سفارشی‌سازی عمیق و پیاده‌سازی راهکارهای خاص سازمان ها  را فراهم می‌آورد، در حالی که شیرپوینت آنلاین در این زمینه محدودیت‌هایی دارد. 

1. شیرپوینت فریم ورک: شیرپوینت آنلاین از آخرین نسخه فریم ورک شیرپوینت برای توسعه و برنامه نویسی پشتیبانی میکند. در حالیکه شیرپوینت سرور ۲۰۱۹ صرفا از نسخه های اولیه و محدود این فریم ورک پشتیبانی میکند. لذا محدودیت هایی در تکنولوژی های توسعه در نسخه سرور داریم. 

1. کنترل داده‌ها: شیرپوینت سرور به سازمان ها این امکان را می‌دهد که داده‌های خود را درون سازمان خود نگه دارند، که می‌تواند برای برآورده کردن الزامات خاص قانونی مفید باشد. در حالیکه داده های سازمانها در شیرپوینت آنلاین در سرورهای مایکروسافت نگهداری می شود. 

این دو شاخه از شیرپوینت، با توجه به نیازهای متفاوت سازمان ها ، راهکارهای مختلفی را برای بهبود بهره‌وری و همکاری ارائه می‌دهند و سازمانها براساس مزایا و معایب هر کدام میتوانند یکی از آنها را انتخاب کنند. 

 

شیرپوینت آنلاین و مزایای آن برای سازمان ها  

شیرپوینت آنلاین به عنوان یک محصول استراتژیک در مجموعه مایکروسافت ۳۶۵، نقش محوری در دیجیتالی کردن محیط کار و ایجاد سازمان مدرن دارد. این پلتفرم با ارائه قابلیت‌های متنوع، به سازمان ها کمک می‌کند تا به سرعت و با انعطاف پذیری بالا به چالش‌های کسب‌ و کار پاسخ دهند. در ادامه به برخی از اصلی‌ترین مزایا و قابلیت های شیرپوینت آنلاین که به دیجیتالی شدن و ایجاد محل کار مدرن کمک می‌کند، می‌پردازیم. 

دسترسی و همکاری آسان 

شیرپوینت آنلاین به کاربران امکان می‌دهد که به راحتی و بدون محدودیت جغرافیایی به اسناد، اطلاعات و منابع مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند، صرف نظر از مکان و زمان. با قابلیت‌های همکاری پیشرفته، کارکنان می‌توانند بر روی اسناد به صورت همزمان همکاری کنند، که این امر افزایش بهره‌وری و کارایی تیمی را به دنبال دارد. 

امنیت داده‌ها و  اسناد 

شیرپوینت آنلاین با ارائه امکانات قدرتمند امنیتی و رعایت استانداردهای رگولاتوری، به شما اطمینان می دهد که داده‌های سازمانی در برابر دسترسی‌های نامناسب و تهدیدات امنیتی محافظت شده‌اند. این پلتفرم همچنین امکاناتی برای رمزنگاری داده‌ها، مدیریت دسترسی‌ها و نظارت مستمر را فراهم می‌آورد. 

یکپارچگی با ابزارهای مایکروسافت و سایر سیستم‌ها 

یکپارچگی شیرپوینت آنلاین با دیگر ابزارهای مایکروسافت مانند  Microsoft 365،Microsoft Teams  و Power Platform  به سازمان ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری خود را بهینه‌سازی کنند و از یک محیط کار متصل و هماهنگ بهره ببرند. این یکپارچگی افزایش بهره‌وری و کارایی را در سطح سازمان تضمین می‌کند. 

یکپارچگی با Microsoft Teams 

یکپارچگی شیرپوینت آنلاین با مایکروسافت تیمز امکان فراهم کردن ارتباط و همکاری بین اعضای یک تیم یا سازمان را تقویت می‌کند. با این ترکیب، کاربران می‌توانند به صورت همزمان در سند‌ها و پروژه‌های مشترک کار کنند، اطلاعات را به راحتی به اشتراک بگذارند و از امکانات چت و تماس صوتی و تصویری تیمز برای ارتباط سریع و موثر بهره‌مند شوند. این یکپارچگی امکانات مهمی را برای افزایش بهره‌وری و انعطاف‌پذیری کار تیمی فراهم می‌کند و به کاربران این امکان را می‌دهد که به راحتی از ابزارهای مختلف برای مدیریت پروژه‌ها، اشتراک فایل و همکاری استفاده کنند. 

یکپارچگی با Power Apps 

Power Apps  یک سرویس توسعه اپلیکیشن است که به کاربران اجازه می‌دهد اپلیکیشن‌های موبایلی و وبی را بدون نیاز به کدنویسی پیچیده ایجاد کنند. شیرپوینت به عنوان یک منبع داده در Power Apps قابل استفاده است، که این امکان را به کاربران می‌دهد تا داده‌های موجود در لیست‌ها و کتابخانه‌های اسناد شیرپوینت را در اپلیکیشن‌های خود مورد استفاده قرار دهند. این امر به سادگی تعامل با داده‌های شیرپوینت و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. 

یکپارچگی با Power Automate 

Power Automate که قبلاً به عنوان Microsoft Flow شناخته می‌شد، ابزاری است برای خودکارسازی فرآیندهای کاری بین چندین سرویس و اپلیکیشن. با استفاده از Power Automate، کاربران می‌توانند فلوهای کاری را ایجاد کنند که شیرپوینت را به عنوان یکی از محورهای اصلی در فرآیندهای خود قرار دهند، مانند خودکارسازی برای ایجاد، به‌روزرسانی و حذف اسناد یا رکوردها. این امکانات به کاهش وقت صرف شده برای کارهای تکراری و افزایش کارایی کمک می‌کند. 

یکپارچگی با Power BI 

Power BI  یک ابزار تحلیلی قدرتمند است که به کاربران امکان می‌دهد داده‌های خام را به اطلاعات قابل فهم و بصری تبدیل کنند. شیرپوینت می‌تواند به عنوان منبع داده‌ای برای Power BI عمل کند، که به کاربران اجازه می‌دهد تا داده‌های موجود در شیرپوینت را تحلیل و به صورت داشبوردهای تعاملی و گزارش‌های پویا ارائه دهند. این تحلیل‌ها می‌توانند برای درک بهتر عملکرد سازمانی و هدایت تصمیم‌گیری‌های استراتژیک به کار روند. 

همانطور که مشاهده کردید یکپارچگی شیرپوینت با مایکروسافت ۳۶۵ و ابزارهای Power Platform فرصت‌های فراوانی را برای تسریع در خودکار کردن فرآیندها، افزایش تعامل و بهبود تحلیل‌های داده‌ای در اختیار سازمان ها قرار می‌دهد. این ابزارها به همراه شیرپوینت می‌توانند به شکل قابل توجهی بهره‌وری را افزایش دهند و به سازمان ها کمک کنند تا با سرعت بیشتری نوآوری کنند و به اهداف کسب‌ و کاری خود دست یابند. 

نتیجه‌گیری 

شیرپوینت یک ابزار قدرتمند برای سازمان‌هایی است که به دنبال بهبود بهره‌وری، تقویت همکاری و مدیریت محتوای امن هستند. با قابلیت‌های گسترده و انعطاف‌پذیری بالا، شیرپوینت می‌تواند به عنوان رکنی اساسی در زیرساخت‌های فناوری اطلاعات هر سازمانی نقش آفرینی کند. 

 

این مطلب توسط آرش آقاجانی، کامیونیتی لیدر مایکروسافت فارسی، تهیه و تنظیم شده است. در صورت وجود هر سوال یا نظری از طریق لینکدین آرش با او در تماس باشید.